Bestyrelsesmøde Referater

Bestyrelsesmøde 2/5-2024

Tilstede: Kim, Finn, Liva

Fravær: Lisa

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

I. Formanden byder velkommen

II. Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Vi skal drøfte de 3 byggetekniske rådgiveres tilbud angående nyt tagprojekt.

I. Noter skrives separat under nyt fast punkt 6. (Tagprojekt)

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning -Status på igangværende initiativer

I. Formand: Intet at berette

II. Lisa: Nyt om div. Udvalg? Lisa syg

- Barnevogns udvalget:

- Festudvalget:

- Kælderrum:

- Værksted

III. Liva: Kælder, Rengøring af asbest. Status? Der blev taget nye prøver i kælderen onsdag d. 1/5 og vi afventer svar på disse.

IV. Finn: Intet at berette

· Beboer sager

I. Status på igangværende

- Lukket sag 25/1 5.1

  • Lukket sag 25/1 5.4
  • Lukket sag 7/3 4.2.3
  • Vaskeri: Julie Keinicke Jensen har fået betalt for meget i vask. Lisa kontakter udbyder og undersøger nærmere hvad der er sket og hvordan det kan undgås i fremtiden. Status? Lisa er syg så vi afventer
  • Vand ved ledninger i loft hos andelshaver, status? Kondens i el rør, en tilstand der kan forekomme i de gamle jernrør især efter varmeprojektet og gasovne var opstillet.

II. Nye sager

  • Beboer vil gerne låne et kælderrum. Beboer er kontaktet.
  • Ødelagt altandør. Beboer er kontaktet

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

I. Hoveddøre skiftes? En forsigtig undersøgelse på hvad et eventuelt forløb kan være. Forslag til at det kommer i en tilstands rapport og derefter på en vedligeholdelsesplan

  • Lisa tjekker vedligeholds konto og skal de bruges hvert år? Kan de eventuelt bruges til nye døre. Status? Lisa er syg

II. Hvad er viceværtens andel af gården? Vi skal finde kontrakten med Stenbroen som holder vores gård og se hvad der er aftalt.

III. Lamper i opgangen: Test sættes i gang i en enkelt opgang for at finde ud af om en anden type lampe vi selv kan skifte lyser og fungere ligeså godt.

IV. NCV 29 st tv. Opdatering, renovering er i gang.

V. Beslutning om budgetmøde og generalforsamlings datoer. Er besluttet

VI. Udlejning af kælderrum. Der arbejdes på et regelsæt så alle kan have mulighed for at leje et kælderrum både kort tid og lang tid.

VII. Nye informations kanaler til Andelshavere og lejere undersøges (sms og mailchimp)

· Tagprojekt

Noter: Vi arbejder videre med udvælgelsen, der er 2 udbydere tilbage som vi går nærmere ind på med hensyn til hvad der er af muligheder.

· Eventuelt: Intet under eventuelt

Referent: Liva

Næste møde: 13/6-2024

· Tak for et godt og effektivt møde



Bestyrelsesmøde 4/4-2024

Tilstede: Kim, Finn, Lisa og Liva

Fravær: Claus

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

I. Formanden byder velkommen

II. Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Vi har inviteret 3 byggetekniske rådgivere til møde angående nyt tagprojekt.

  • Ingholdt 19.00
  • Rådgivningen Danmark 19.30
  • A4 20.00

Noter skrives separat under nyt fast punkt 6. (Tagprojekt)

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning -Status på igangværende initiativer

I. Formand: Intet berette

II. Lisa: Nyt om div. Udvalg? Intet at berette, små justeringer og tilpasninger er fortaget i div. udvalg.

- Barnevogns udvalget:

- Festudvalget:

- Kælderrum:

- Værksted

III. Liva: Taget og kælder, Rengøring af asbest. 

Vi har bestilt besøg af Hussvamplaboratoriet for at få undersøgt kælderen for asbest rester. Taget venter på at blive taget med i tagprojekt.

IV. Finn: Intet at berette

· Beboer sager

I. Status på igangværende

  • -Lukket sag 25/1 5.1 Tilføjet noter
  • Lukket sag 25/1 5.4 Tilføjet nye noter
  • Lukket sag 7/3 4.2.3 Tilføjet nye noter
  • Vinduer på 5. sal: Liva har fået fået konstateret at det ikke kan betale sig, men vi må afvente nyt tag.
  • Tagrender renses: Tagrenderne er renset og blevet fine igen.
  • Vaskeri: Julie Keinicke Jensen har fået betalt for meget i vask. Lisa mangler stadig svar fra udbyder.

II. Nye sager

  • Vand ved ledninger hos beboer.
  • Nyt badeværelse til beboer godkendt
  • Vinduesvask

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

I. Printer plus service aftale, hvad bruger vi den til og hvor meget koster den?

  • Liva har undersøgt at der er en fast abonnement service som vi måske skal overveje at opsige.

II. Hoveddøre skiftes? En forsigtig undersøgelse på hvad et eventuelt forløb kan være.

  • Lisa har tjekket vedligeholds konto og det er kke helt klar på om vi kan bruge det på tagprojekt eller det skal bruges på anden vis f.eks. hoveddøre.


· Tagprojekt

I. Møder med byggetekniske rådgiver starter i dag 4/4-2024

II. Ingholt 19.00

III. ADK 19.30

IV. A4 20.00

Noter taget til alle rådgiveres præsentation, og næste skridt sættes igang.

· Eventuelt

intet under eventuelt

· Tak for et godt og effektivt møde

Næste møde 18/4

Referent Liva

Bestyrelsesmøde 7/3-2024

Tilstede: Kim, Lisa, Finn og Liva

Fravær: Claus, er sygemeldt fra bestyrelses arbejde frem til Juni.

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

I. Formanden byder velkommen

II. Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Jesper Jensen Dan 3 1.tv er kommet med en præsentation af hvordan vores likviditet og økonomi er i foreningen og har forslag til hvordan vi kan forbedre den.

  • Jesper har meldt afbud da han er syg. Vi inviterer ham til næste møde igen.

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning -Status på igangværende initiativer

I. ADK: Gennemgang af møde med Lars fra ADk 22/3, opfølgning på varmeregnskabs indsigelser og evt. møde med teknisk rådgiver skal besluttes.

- Originale varmeregnskab godkendes og fastholdes. Vi skal have helt styr på processen med ventelisterne, Liva skriver til Lars for at få bekræftet proceduren. Vi vil gerne invitere teknisk rådgiver anbefalet af Lars til møde samt 2 andre.

II. Lisa: Altan udvalget har spurgt om de må trække på ADK som indhenter tilbud fra vores bank osv. Er det muligt?

- Lisa har skrevet at formanden vil assisterer i at hente tilbud fra bank.

III. Lisa: Nyt om div. Udvalg?

- Barnevogns udvalget: Ernesto og Michael, det blev besluttet at ventelister administreres af bestyrelsen og betalingen fortsætter til udgifter.

- Festudvalget: Lisa skriver til udvalget at lokalet er ulovligt, og vi har desværre ikke råd til at renovere det til brug P.T. Der er et andet lokale der kan undersøges om det er muligt.

- Kælderrum: Lisa har sagt god for det til Peter og givet instrukser til at han kan gå i gang med at undersøge arbejdet med at kortlægge frie rum og brug af dem.

- Værksted: Det kører, men vi skal have et regelsæt og en liste. Lisa skriver og beder dem om at komme med forslag til det til godkendelse.

IV. Liva: Hjemmeside plus mail adresser til beboere. Der er for lang tid siden givet beboere som en service en mail adresse igennem foreningens domæne. Det kan desværre ikke lade sig gøre længere grundet GDPR lovgivningen og de skal flyttes eller vi skal finde en løsning på hvad vi gør. Status fra Kim, har Mark flyttet ejerskab? Liva kontakter beboerne når det er kommet på plads. Beboere får til 31/8-2024 til at oprette en ny mail og flytte deres vigtige mails inden de bliver slettet. Vi vil henvise til G-mail og eventuelt hjælpe med at få det oprettet og flyttet over.

  • Ejerskabet er flyttet, og beboerne bliver nu kontaktet.

V. Liva: Taget og kælder, Rengøring af asbest.

  • Taget udelukkes da vi skal have nyt tagprojekt i gang. Er der asbest støv i kælderen? Stik prøver skal laves. Tilbud indhentes. "Hussvamp laboratoriet"

· Beboer sager

I. Status på igangværende

- Lukket sag 25/1 5.1 - Status noteret

  • Asbest i kælder Enghavevej 64 st.1, status fra Liva - Afsluttet
  • Lukket sag 25/1 5.4 - Status noteret
  • Stukarbejde efter varme projekt, status fra Liva - Afsluttet
  • Kælderrum udvalg, status fra Lisa – status under punkt 3.3
  • Gas rør i nr 64 - Er godkendt.

II. Nye sager

  • Vinduer på 5. sal: Liva kontakter Peter tømmer om de kan mindske skader og skriver til beboer tak for tålmodigheden
  • Tagrender renses: Fuldt tilbud tages, tagrender bliver renset både inde og ude.
  • Ny lukket sag 7/3 4.2.3
  • Vaskeri: Julie Keinicke Jensen har fået betalt for meget i vask. Lisa kontakter udbyder og undersøger nærmere hvad der er sket og hvordan det kan undgås i fremtiden.

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

I. Tagprojekt

  • Liva: Har søger byfornyelses pulje på tag og undersøger andre tekniske rådgivere end dem AD tilbyder: Byfornyelses puljen er søgt og Ncc Renovering er dialog og afventer.
  • Kim: undersøgt firma der var teknisk rådgiver på kolonihave projekt. Firmaet Ingholt er også i dialog
  • Drøfte forslag til mulige versioner af tag som skal præsenteres hvis vi bliver valgt til by fornyelsen, og dermed på en X-general forsamling inden. 14/8-2024, Vi afventer tekniske rådgiveres eventuelle forslag og holder det op imod de dokumenter der allerede er lavet fra tidligere projekt.

- 4A Renovering – Ingholdt – Adk søsterselskab bliver inviteret til et teknisk møde med taget.

II. Printer plus service aftale, hvad bruger vi den til og hvor meget koster den?

  • Liva undersøger hvad det koster.

III. Hoveddøre skiftes? En forsigtig undersøgelse på hvad et eventuelt forløb kan være.

  • Lisa tjekker vedligeholds konto og skal de bruges hvert år? Kan de eventuelt bruges til nye døre?


  • Eventuelt

I. Brandalarm oversigt ark Lisa har sendt til godkendelse, og hvad skal kadencen være?

  • Hvert halve år.

II. Bestyrelses honorar er det skattefrie beløb. Udbetales 1. april fast fremover.

  • Tak for et godt og effektivt møde

Næste møde 4/4

Referent Liva 



Bestyrelsesmøde 8-2-2024

Tilstede: Kim, Finn, Lisa og Liva.

Fravær: Claus

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

  • Formanden byder velkommen
  • Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Overlevering af Varme projekt

  • Lasse gennemgår afslutning af projektet
  • Lasse kunne ikke deltage alligevel, og kommer gerne og overlevere men kræver at vi har læst alt igennem først.

- Vi har besluttet af Lisa og Kim gennemgår Projekt platformen.

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning

  • Status på igangværende initiativer
  • EMS:

Status er at der ikke er alarmerende grund til at akut gøre noget ved vores aftale, men at vi vil lave et opslag til general forsamlingen med 3 forslag som er: Ejendoms service - Enkeltmand virksomhed – ansættelse. Liva laver et oplæg på det til næste generalforsamling

  • ADK:

Vi inviterer Lars til møde d 22/2 til gennemgang af vores aftale.

  • Udvalg i foreningen – Værksted – Gårdudvalg – Barnevogne – Altan udvalg – Festudvalg

Lisa skriver til altan udvalget at de skal sende beskrivelsen af deres forslag til os og så går vi videre til banken med det. Generelt følger Lisa op på alle udvalg, og får organiseret hvem der er med i de forskellige udvalg.

  • Microsoft pakke til bestyrelse

Liva sender oplysninger til Kim når det hele er oprettet færdigt.

· Beboer sager

  • Status på igangværende

- Lukket sag 25/1 5.1

  • Asbest i kælder Enghavevej 64 st.1

Vi venter på svar fra Ben omkring nedrivning af asbest.

  • Lukket sag 25/1 5.4
  • Nye sager
  • Tilføje kæreste til andel,

Liva svare OK

  • Stukarbejde efter varme projekt

Liva svare Sara og starter dialog omkring problemet

  • Kælderrum udvalg –

Lisa skriver til Peter

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

  • Juletræ nedtages.

Er nedtaget

  • Taget og kælder, Rengøring af asbest Liva skriver til OBH omkring miljø kortlægning og rengøring af loft
  • Asbest kortlægning til beboere til fremtidig vejledning

Liva laver kort og Lisa giver vejledningen til det.

  • Altan udvalget har spurgt om de må trække på ADK som indhenter tilbud fra vores bank osv. Hvad koster det?

Lisa kontakter Altan udvalget

  • Hvem tager sig af indgående mails?

Liva tager sig af mails, og videre giver ud fra de ansvarsområder vi har.

  • Aftaler med håndværkere, hvad ligger der og hvor lang tid løber de? Har vi særlig rabatordning med dem?

Liva undersøger aftaler og vil på sigt forhandle bedre aftaler og kortvarige aftaler så vi sikre os gode priser og kvalitets arbejde i foreningen.

  • Hjemmeside plus mail adresser til beboere. Der er for lang tid siden givet beboere som en service en mail adresse igennem foreningens domæne. Det kan desværre ikke lade sig gøre længere grundet GDPR lovgivningen og de skal flyttes eller vi skal finde en løsning på hvad vi gør.

Kim kontakter Mark om at flytte ejerskab af domænet og Liva kontakter beboerne når det er kommet på plads. Beboere får til 31/5-2024 til at oprette en ny mail og flytte deres vigtige mails inden de bliver slettet. Vi vil henvise til G-mail og eventuelt hjælpe med at få det oprettet og flyttet over.

  • Printer plus service aftale, hvad bruger vi den til og hvor meget koster den?

Det blev ikke drøftet

  • Eventuelt
  • Jesper Jensen Dan 3 1.tv er kommet med en præsentation af hvordan vores likviditet og økonomi er i foreningen og har forslag til hvordan vi kan forbedre den.
  • Kim invitere Peter til vores næste møde og fremlægge præsentationen.
  • Tak for et godt og effektivt møde

Referent Liva 

Bestyrelses møde 25/1-2024

Tilstede: Claus, Kim, Finn, Liva

1.Velkommen til den nye bestyrelse.

Rollerne fordeles således:

Næstforperson: Claus

Finansforvalter: Claus

Udvalgskoordinator: Lisa

Forsikringsforvalter: Liva

Gårdlaug: Finn

Kommunikation:

Bestyrelsen kan kontaktes på mail som er: bestyrelsen@enghavepark.dk

Og på telefon som er: 50371900

Det er besluttet at have et punkt på dagsordenen der hedder Lukket Punkt, som kan omhandle beboersager med personfølsomt indhold, som ikke på daværende tidspunkt kan deles offentligt med andelshaverne grundet GDPR-regler. Lukket punkt sager bliver referere med opstarts dato, og midlertidigt arkiveret i en lukket sagsmappe og offentliggøres når sagen ikke længere er personfølsom og afsluttet eller eventuelt fremsendt til generalforsamling.

Vi har besluttet at indkøbe/opstarte Office pakke til fremtidigt opbevaring af al kommunikation og dokumenter, så det forsvarligt kan overleveres til fremtidige bestyrelses medlemmer og dermed altid kan dokumenteres forsvarligt.

2. Økonomi

Vi har drøftet at vi skal have et bedre overblik over foreningens økonomi og om vi kan spare nogle af vores driftsudgifter eller optimere nogle af de processer der PT er, både i forhold til Administration DK og EMS og andre håndværksmæssige udgifter som Elektriker, VVS , malerudgifter osv.

3. EMS

Vi har som start besluttet at Claus får et overblik over hvad økonomiske udgifter der er til EMS på årsbasis, og næste er at kigge på de specifikke opgaver som er listet og se om de er relevante.

4. Administration DK

Vi har besluttet at have punkt på dagsordenen ved næste bestyrelses møde at drøfte og have et oplæg klar til hvad Administration DK (herefter kaldet ADK) skal varetage af opgaver fremover. Alle bestyrelses medlemmer har fået samarbejdsaftalen til gennemlæsning og kan komme med forslag til ændringer.

5. Indkommende sager

5.1 Flyttet til lukket punkt.

5.2 Der er gjort indsigelse om mulig asbest i 64 st. Bestyrelsen tager fat i beboer med henblik på undersøgelse af sagen.

5.3 Anmodning om at rive væg ned. Bestyrelsen har bedt beboer om at kontakte Byg &Teknisk forvaltning om dokumentation for at væggen ikke er bærende. Når det er bekræftet bliver det selvfølgelig godkendt.

5.4 Flyttet til lukket punkt.

5.5

6. Væggelus

Nye væggelus tilfælde bliver håndteret af nyerhvervet forsikring fremover.

7. Status Loft

Der skal indhentes tilbud fra firma der kan rengøre loftet for asbest. Samtidig inhentes tilbud på kælderen.

Liva kontakter Lisa omkring tilbud der formodes ligger et sted.

8. Status fra Udvalg

Ingen status

9. Fordeling af ansvarsområder

Er gjort ved kommutations ordenen

10. Eventuelt.

Tak for et effektivt møde

Næste punkter på dagsorden:

  • ADK ventelister
  • Lukket sag 5.1 opfølgning
  • Lukket sag 5.4 opfølgning
  • juletræ nedtages
  • Opfølgning på taget rengøring asbest

Referent Liva

Bestyrelsesmøde d.9.1.24

Til stede: Lisa, Liva, Finn, Kim og Claus

· Afslutning af radiatorprojektet

Det blev foreslået at holde et møde med Lasse mhp. at få afklaret om der er behov for flere prøver i kælderen og for at få en overlevering af kortlægning af asbest i bygningen.

Vi vil bede Lasse gennemgå den afsluttende rapport for varmeprojektet.

Det blev besluttet at Lisa tager kontakt til Lasse og beder ham deltage i næste bestyrelsesmøde.

· Asbest på loft

Det blev besluttet at i gang sætte asbest rengøring på loftet nu.

Kortlægning er lavet, men hvor er den? Lisa skriver til Sidsel og Lasse.

Skal tages op på næste møde.

Måske skal Dennis på banen mhp. om KBHs kommune har et ansvar i forhold til asbesten.

Der var enighed om, at det næste store tiltag er et nyt tagprojekt.

· Mødekultur og kommunikation

Kim køber adgang til Office-pakken m. Teams til bestyrelsen og sætter det op, alt inklusive.

Der skal etableres en mail, hvor andelshaverne kan skrive direkte til bestyrelsen.

Vi arbejder med at få tydeligere vej til info. Vi vil bl.a. bruge One Drive og lave en ny hjemmeside, hvor det er nemt for andelshaverne at finde oplysninger.

Vi holder bestyrelsesmøde torsdag i den første lige uge i måneden fra 19.00 til 22.00 og har kontortid med telefontid en time før mødet. Bestyrelsen (tidligere Forperson) har en telefon, som ingen ved hvor er. Lisa kontakter Sidsel.

Vi aftaler, hvor vi afholder næste møde fra gang til gang. Vi spiser sammen hver gang på pizzaniveau.

· Møde med Administration Danmark og EMS

Vi skal have overblik over økonomien, hvad koster EMS, hvad koste Adm. Danmark og hvad får vi for pengene.

Hvad vil vi bruge Adm. Danmark til? Vi skal se aftalen med A.D. igennem og aftale til hvad og hvordan vi skal bruge dem , inden et møde med Lars Bang.

Vi undersøger, hvad en fuldtids vicevært koster og sammenligner med EMS, trappevask og andre praktiske opgaver, som kan indeholdes i en viceværts opgaver.

Claus tager kontakt til EMS og A.D. og får aftalerne m.m.

· Info om bestyrelsen til andelshaverne

Brev ud i postkasserne.

Claus skriver brevet og sender ud i mail til best. til godkendelse, inden Finn kopierer, deler ud til alle og sætter op i glasskabene i opgangene.

· udlæg

Liva kontakter A.D. ang. god løsning til refusion af personlige udlæg.

· Næste møde

Torsdag d.25.1. kl.19.00 i bestyrelseslokalet

Referent

Claus