Bestyrelsesmøde Referater

Bestyrelsesmøde 8/8-2024

Tilstede: Kim, Finn, Lisa, Liva
Fravær: Ingen

1. Velkomst og godkendelse af dagsorden
• Formanden, Kim, bød velkommen.
• Dagsordenen blev godkendt uden ændringer.
2. Formandens og bestyrelsens beretninger - Status på igangværende initiativer
• Formanden (Kim):
• Altan lån fra banken: Der bliver udarbejder et oplæg til generalforsamlingen i oktober.
• Boldbane: Et tilbud på 250.000 kr. er modtaget for en ny boldbane med specielt underlag. Kim kontakter firmaet Uno for forslag til nyt i gården, inkl. pergola. Emnet tages op ved generalforsamlingen.
• Fredagsbar: Forslag om at arrangere en fælles hyggeaften for beboerne den første fredag i måneden i gården.
• Lisa:
• Festudvalget: Kim tilslutter sig festudvalget.
• Kælderrum: Sagen er på standby, indtil kælderen er rengjort.
• Værksted: Reglerne for brug skal stadig renskrives. Det foreslås, at værkstedet selv præsenterer reglerne ved generalforsamlingen.
• Barnevognsudvalget: Der er fundet et rum under Dannevirkegade som vil være optimalt for ekstra barnevogns parkering og eventuelt cykelvogne (ikke cykler). Tilbud på en lift skal indhentes.
• Gårdudvalg: Beboer ønsker ikke ønsker ikke at forpligte sig, men vil fortsætte som før med at gå og hygge om gården.
• Forsæag om at alle udvalg skal lave en præsentation af deres vision, mission og retningslinjer til generalforsamlingen.
• Liva:
• Forslag om at håndværkere optages hvert 1.år/2. år i udbud, for at holde dem til ilden
• Inviterer eksperter til at give råd om specifikke områder til GF
• Forslag om at forbedre stemningen i ejendommen.
• Nye chip-udgange i portene foreslået, for at forhindre ubudne folk i at komme ind -og dermed ud- af vores går. Forhåbentlig begrænser det tyverierne.
• Der opstod en akut situation i en lejlighed og det blev drøftet hvad proceduren er ved akutte situationer. Der blev enighed om at kontaktes ADK for at følge proceduren der bestemmes ved lov.
• Finn: Ingen nye kommentarer.
3. Beboersager
• Barnevogne i opgangen: Behandling af brev fra Kia, samt svar til beboerne om barnevognsproblematikken. Mulige nye opbevaringssteder i kælderen, specielt det store rum under Dannevirkegade nr. 11-9, undersøges. Barnevognsudvalget får lov til at undersøge, hvad det vil koste at installere en lift der.
4. Asbest i kælderen
• Opdatering om sagen samt næste skridt blev gennemgået. Det er en meget langsom process, og både PJP og C&K er ikke meget for at tage ansvar for deres fejl og mangler. Advokat bliver kontaktet for at tage sagen videre.
5. Tagprojekt
• Rådgiver: Møde om projektet blev afholdt, og rådgiveren er godkendt. Lars Bøje vil deltage i et nyt møde.
• Skift af hoveddøre: Inkludere nye hoveddøre i entreprisen for tagprojektet medtages
6. Drøftelse af nye forslag og initiativer
• Intet nyt her.
7. Eventuelt
• Vedtægter: Der udarbejdes en liste med forklaringer på de nye vedtægter.
• Ventelister: Der udformes eventuelt et spørgeskema om præferencer for en ny form for ventelister.

Mødet blev afsluttet med tak for et godt og produktivt møde.

Referent: Liva

Bestyrelsesmøde 2/5-2024

Tilstede: Kim, Finn, Liva

Fravær: Lisa

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

I. Formanden byder velkommen

II. Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Vi skal drøfte de 3 byggetekniske rådgiveres tilbud angående nyt tagprojekt.

I. Noter skrives separat under nyt fast punkt 6. (Tagprojekt)

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning -Status på igangværende initiativer

I. Formand: Intet at berette

II. Lisa: Nyt om div. Udvalg? Lisa syg

- Barnevogns udvalget:

- Festudvalget:

- Kælderrum:

- Værksted

III. Liva: Kælder, Rengøring af asbest. Status? Der blev taget nye prøver i kælderen onsdag d. 1/5 og vi afventer svar på disse.

IV. Finn: Intet at berette

· Beboer sager

I. Status på igangværende

- Lukket sag 25/1 5.1

• Lukket sag 25/1 5.4
• Lukket sag 7/3 4.2.3
• Vaskeri: Julie Keinicke Jensen har fået betalt for meget i vask. Lisa kontakter udbyder og undersøger nærmere hvad der er sket og hvordan det kan undgås i fremtiden. Status? Lisa er syg så vi afventer
• Vand ved ledninger i loft hos andelshaver, status? Kondens i el rør, en tilstand der kan forekomme i de gamle jernrør især efter varmeprojektet og gasovne var opstillet.

II. Nye sager

• Beboer vil gerne låne et kælderrum. Beboer er kontaktet.
• Ødelagt altandør. Beboer er kontaktet

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

I. Hoveddøre skiftes? En forsigtig undersøgelse på hvad et eventuelt forløb kan være. Forslag til at det kommer i en tilstands rapport og derefter på en vedligeholdelsesplan

• Lisa tjekker vedligeholds konto og skal de bruges hvert år? Kan de eventuelt bruges til nye døre. Status? Lisa er syg

II. Hvad er viceværtens andel af gården? Vi skal finde kontrakten med Stenbroen som holder vores gård og se hvad der er aftalt.

III. Lamper i opgangen: Test sættes i gang i en enkelt opgang for at finde ud af om en anden type lampe vi selv kan skifte lyser og fungere ligeså godt.

IV. NCV 29 st tv. Opdatering, renovering er i gang.

V. Beslutning om budgetmøde og generalforsamlings datoer. Er besluttet

VI. Udlejning af kælderrum. Der arbejdes på et regelsæt så alle kan have mulighed for at leje et kælderrum både kort tid og lang tid.

VII. Nye informations kanaler til Andelshavere og lejere undersøges (sms og mailchimp)

· Tagprojekt

Noter: Vi arbejder videre med udvælgelsen, der er 2 udbydere tilbage som vi går nærmere ind på med hensyn til hvad der er af muligheder.

· Eventuelt: Intet under eventuelt

Referent: Liva

Næste møde: 13/6-2024

· Tak for et godt og effektivt møde

Bestyrelsesmøde 7/3-2024

Tilstede: Kim, Lisa, Finn og Liva

Fravær: Claus, er sygemeldt fra bestyrelses arbejde frem til Juni.

· Velkomst og godkendelse af dagsorden

I. Formanden byder velkommen

II. Godkendelse af dagsorden som er følgende:

· Jesper Jensen Dan 3 1.tv er kommet med en præsentation af hvordan vores likviditet og økonomi er i foreningen og har forslag til hvordan vi kan forbedre den.

• Jesper har meldt afbud da han er syg. Vi inviterer ham til næste møde igen.

· Formandens og bestyrelsens medlemmers beretning -Status på igangværende initiativer

I. ADK: Gennemgang af møde med Lars fra ADk 22/3, opfølgning på varmeregnskabs indsigelser og evt. møde med teknisk rådgiver skal besluttes.

- Originale varmeregnskab godkendes og fastholdes. Vi skal have helt styr på processen med ventelisterne, Liva skriver til Lars for at få bekræftet proceduren. Vi vil gerne invitere teknisk rådgiver anbefalet af Lars til møde samt 2 andre.

II. Lisa: Altan udvalget har spurgt om de må trække på ADK som indhenter tilbud fra vores bank osv. Er det muligt?

- Lisa har skrevet at formanden vil assisterer i at hente tilbud fra bank.

III. Lisa: Nyt om div. Udvalg?

- Barnevogns udvalget: Ernesto og Michael, det blev besluttet at ventelister administreres af bestyrelsen og betalingen fortsætter til udgifter.

- Festudvalget: Lisa skriver til udvalget at lokalet er ulovligt, og vi har desværre ikke råd til at renovere det til brug P.T. Der er et andet lokale der kan undersøges om det er muligt.

- Kælderrum: Lisa har sagt god for det til Peter og givet instrukser til at han kan gå i gang med at undersøge arbejdet med at kortlægge frie rum og brug af dem.

- Værksted: Det kører, men vi skal have et regelsæt og en liste. Lisa skriver og beder dem om at komme med forslag til det til godkendelse.

IV. Liva: Hjemmeside plus mail adresser til beboere. Der er for lang tid siden givet beboere som en service en mail adresse igennem foreningens domæne. Det kan desværre ikke lade sig gøre længere grundet GDPR lovgivningen og de skal flyttes eller vi skal finde en løsning på hvad vi gør. Status fra Kim, har Mark flyttet ejerskab? Liva kontakter beboerne når det er kommet på plads. Beboere får til 31/8-2024 til at oprette en ny mail og flytte deres vigtige mails inden de bliver slettet. Vi vil henvise til G-mail og eventuelt hjælpe med at få det oprettet og flyttet over.

• Ejerskabet er flyttet, og beboerne bliver nu kontaktet.

V. Liva: Taget og kælder, Rengøring af asbest.

• Taget udelukkes da vi skal have nyt tagprojekt i gang. Er der asbest støv i kælderen? Stik prøver skal laves. Tilbud indhentes. "Hussvamp laboratoriet"

· Beboer sager

I. Status på igangværende

- Lukket sag 25/1 5.1 - Status noteret

• Asbest i kælder Enghavevej 64 st.1, status fra Liva - Afsluttet
• Lukket sag 25/1 5.4 - Status noteret
• Stukarbejde efter varme projekt, status fra Liva - Afsluttet
• Kælderrum udvalg, status fra Lisa – status under punkt 3.3
• Gas rør i nr 64 - Er godkendt.

II. Nye sager

• Vinduer på 5. sal: Liva kontakter Peter tømmer om de kan mindske skader og skriver til beboer tak for tålmodigheden
• Tagrender renses: Fuldt tilbud tages, tagrender bliver renset både inde og ude.
• Ny lukket sag 7/3 4.2.3
• Vaskeri: Julie Keinicke Jensen har fået betalt for meget i vask. Lisa kontakter udbyder og undersøger nærmere hvad der er sket og hvordan det kan undgås i fremtiden.

· Drøftelse af nye forslag og initiativer

I. Tagprojekt

• Liva: Har søger byfornyelses pulje på tag og undersøger andre tekniske rådgivere end dem AD tilbyder: Byfornyelses puljen er søgt og Ncc Renovering er dialog og afventer.
• Kim: undersøgt firma der var teknisk rådgiver på kolonihave projekt. Firmaet Ingholt er også i dialog
• Drøfte forslag til mulige versioner af tag som skal præsenteres hvis vi bliver valgt til by fornyelsen, og dermed på en X-general forsamling inden. 14/8-2024, Vi afventer tekniske rådgiveres eventuelle forslag og holder det op imod de dokumenter der allerede er lavet fra tidligere projekt.

- 4A Renovering – Ingholdt – Adk søsterselskab bliver inviteret til et teknisk møde med taget.

II. Printer plus service aftale, hvad bruger vi den til og hvor meget koster den?

• Liva undersøger hvad det koster.

III. Hoveddøre skiftes? En forsigtig undersøgelse på hvad et eventuelt forløb kan være.

• Lisa tjekker vedligeholds konto og skal de bruges hvert år? Kan de eventuelt bruges til nye døre?

• Eventuelt
  

I. Brandalarm oversigt ark Lisa har sendt til godkendelse, og hvad skal kadencen være?

• Hvert halve år.

II. Bestyrelses honorar er det skattefrie beløb. Udbetales 1. april fast fremover.

• Tak for et godt og effektivt møde

Næste møde 4/4

Referent Liva 

Bestyrelses møde 25/1-2024

Tilstede: Claus, Kim, Finn, Liva

1.Velkommen til den nye bestyrelse.

Rollerne fordeles således:

Næstforperson: Claus

Finansforvalter: Claus

Udvalgskoordinator: Lisa

Forsikringsforvalter: Liva

Gårdlaug: Finn

Kommunikation:

Bestyrelsen kan kontaktes på mail som er: bestyrelsen@enghavepark.dk

Og på telefon som er: 50371900

Det er besluttet at have et punkt på dagsordenen der hedder Lukket Punkt, som kan omhandle beboersager med personfølsomt indhold, som ikke på daværende tidspunkt kan deles offentligt med andelshaverne grundet GDPR-regler. Lukket punkt sager bliver referere med opstarts dato, og midlertidigt arkiveret i en lukket sagsmappe og offentliggøres når sagen ikke længere er personfølsom og afsluttet eller eventuelt fremsendt til generalforsamling.

Vi har besluttet at indkøbe/opstarte Office pakke til fremtidigt opbevaring af al kommunikation og dokumenter, så det forsvarligt kan overleveres til fremtidige bestyrelses medlemmer og dermed altid kan dokumenteres forsvarligt.

2. Økonomi

Vi har drøftet at vi skal have et bedre overblik over foreningens økonomi og om vi kan spare nogle af vores driftsudgifter eller optimere nogle af de processer der PT er, både i forhold til Administration DK og EMS og andre håndværksmæssige udgifter som Elektriker, VVS , malerudgifter osv.

3. EMS

Vi har som start besluttet at Claus får et overblik over hvad økonomiske udgifter der er til EMS på årsbasis, og næste er at kigge på de specifikke opgaver som er listet og se om de er relevante.

4. Administration DK

Vi har besluttet at have punkt på dagsordenen ved næste bestyrelses møde at drøfte og have et oplæg klar til hvad Administration DK (herefter kaldet ADK) skal varetage af opgaver fremover. Alle bestyrelses medlemmer har fået samarbejdsaftalen til gennemlæsning og kan komme med forslag til ændringer.

5. Indkommende sager

5.1 Flyttet til lukket punkt.

5.2 Der er gjort indsigelse om mulig asbest i 64 st. Bestyrelsen tager fat i beboer med henblik på undersøgelse af sagen.

5.3 Anmodning om at rive væg ned. Bestyrelsen har bedt beboer om at kontakte Byg &Teknisk forvaltning om dokumentation for at væggen ikke er bærende. Når det er bekræftet bliver det selvfølgelig godkendt.

5.4 Flyttet til lukket punkt.

5.5

6. Væggelus

Nye væggelus tilfælde bliver håndteret af nyerhvervet forsikring fremover.

7. Status Loft

Der skal indhentes tilbud fra firma der kan rengøre loftet for asbest. Samtidig inhentes tilbud på kælderen.

Liva kontakter Lisa omkring tilbud der formodes ligger et sted.

8. Status fra Udvalg

Ingen status

9. Fordeling af ansvarsområder

Er gjort ved kommutations ordenen

10. Eventuelt.

Tak for et effektivt møde

Næste punkter på dagsorden:

• ADK ventelister
• Lukket sag 5.1 opfølgning
• Lukket sag 5.4 opfølgning
• juletræ nedtages
• Opfølgning på taget rengøring asbest

Referent Liva

Bestyrelsesmøde d.9.1.24

Til stede: Lisa, Liva, Finn, Kim og Claus

· Afslutning af radiatorprojektet

Det blev foreslået at holde et møde med Lasse mhp. at få afklaret om der er behov for flere prøver i kælderen og for at få en overlevering af kortlægning af asbest i bygningen.

Vi vil bede Lasse gennemgå den afsluttende rapport for varmeprojektet.

Det blev besluttet at Lisa tager kontakt til Lasse og beder ham deltage i næste bestyrelsesmøde.

· Asbest på loft

Det blev besluttet at i gang sætte asbest rengøring på loftet nu.

Kortlægning er lavet, men hvor er den? Lisa skriver til Sidsel og Lasse.

Skal tages op på næste møde.

Måske skal Dennis på banen mhp. om KBHs kommune har et ansvar i forhold til asbesten.

Der var enighed om, at det næste store tiltag er et nyt tagprojekt.

· Mødekultur og kommunikation

Kim køber adgang til Office-pakken m. Teams til bestyrelsen og sætter det op, alt inklusive.

Der skal etableres en mail, hvor andelshaverne kan skrive direkte til bestyrelsen.

Vi arbejder med at få tydeligere vej til info. Vi vil bl.a. bruge One Drive og lave en ny hjemmeside, hvor det er nemt for andelshaverne at finde oplysninger.

Vi holder bestyrelsesmøde torsdag i den første lige uge i måneden fra 19.00 til 22.00 og har kontortid med telefontid en time før mødet. Bestyrelsen (tidligere Forperson) har en telefon, som ingen ved hvor er. Lisa kontakter Sidsel.

Vi aftaler, hvor vi afholder næste møde fra gang til gang. Vi spiser sammen hver gang på pizzaniveau.

· Møde med Administration Danmark og EMS

Vi skal have overblik over økonomien, hvad koster EMS, hvad koste Adm. Danmark og hvad får vi for pengene.

Hvad vil vi bruge Adm. Danmark til? Vi skal se aftalen med A.D. igennem og aftale til hvad og hvordan vi skal bruge dem , inden et møde med Lars Bang.

Vi undersøger, hvad en fuldtids vicevært koster og sammenligner med EMS, trappevask og andre praktiske opgaver, som kan indeholdes i en viceværts opgaver.

Claus tager kontakt til EMS og A.D. og får aftalerne m.m.

· Info om bestyrelsen til andelshaverne

Brev ud i postkasserne.

Claus skriver brevet og sender ud i mail til best. til godkendelse, inden Finn kopierer, deler ud til alle og sætter op i glasskabene i opgangene.

· udlæg

Liva kontakter A.D. ang. god løsning til refusion af personlige udlæg.

· Næste møde

Torsdag d.25.1. kl.19.00 i bestyrelseslokalet

Referent

Claus