Bestyrelsesmøde Referater

Bestyrelses møde 08/2-2024

Referat på vej


Bestyrelses møde 25/1-2024

Tilstede: Claus, Kim, Finn, Liva

1.Velkommen til den nye bestyrelse.

Rollerne fordeles således:

Næstforperson: Claus

Finansforvalter: Claus

Udvalgskoordinator: Lisa

Forsikringsforvalter: Liva

Gårdlaug: Finn

Kommunikation:

Bestyrelsen kan kontaktes på mail som er: bestyrelsen@enghavepark.dk

Og på telefon som er: 50371900

Det er besluttet at have et punkt på dagsordenen der hedder Lukket Punkt, som kan omhandle beboersager med personfølsomt indhold, som ikke på daværende tidspunkt kan deles offentligt med andelshaverne grundet GDPR-regler. Lukket punkt sager bliver referere med opstarts dato, og midlertidigt arkiveret i en lukket sagsmappe og offentliggøres når sagen ikke længere er personfølsom og afsluttet eller eventuelt fremsendt til generalforsamling.

Vi har besluttet at indkøbe/opstarte Office pakke til fremtidigt opbevaring af al kommunikation og dokumenter, så det forsvarligt kan overleveres til fremtidige bestyrelses medlemmer og dermed altid kan dokumenteres forsvarligt.

2. Økonomi

Vi har drøftet at vi skal have et bedre overblik over foreningens økonomi og om vi kan spare nogle af vores driftsudgifter eller optimere nogle af de processer der PT er, både i forhold til Administration DK og EMS og andre håndværksmæssige udgifter som Elektriker, VVS , malerudgifter osv.

3. EMS

Vi har som start besluttet at Claus får et overblik over hvad økonomiske udgifter der er til EMS på årsbasis, og næste er at kigge på de specifikke opgaver som er listet og se om de er relevante.

4. Administration DK

Vi har besluttet at have punkt på dagsordenen ved næste bestyrelses møde at drøfte og have et oplæg klar til hvad Administration DK (herefter kaldet ADK) skal varetage af opgaver fremover. Alle bestyrelses medlemmer har fået samarbejdsaftalen til gennemlæsning og kan komme med forslag til ændringer.

5. Indkommende sager

5.1 Flyttet til lukket punkt.

5.2 Der er gjort indsigelse om mulig asbest i 64 st. Bestyrelsen tager fat i beboer med henblik på undersøgelse af sagen.

5.3 Anmodning om at rive væg ned. Bestyrelsen har bedt beboer om at kontakte Byg &Teknisk forvaltning om dokumentation for at væggen ikke er bærende. Når det er bekræftet bliver det selvfølgelig godkendt.

5.4 Flyttet til lukket punkt.

5.5

6. Væggelus

Nye væggelus tilfælde bliver håndteret af nyerhvervet forsikring fremover.

7. Status Loft

Der skal indhentes tilbud fra firma der kan rengøre loftet for asbest. Samtidig inhentes tilbud på kælderen.

Liva kontakter Lisa omkring tilbud der formodes ligger et sted.

8. Status fra Udvalg

Ingen status

9. Fordeling af ansvarsområder

Er gjort ved kommutations ordenen

10. Eventuelt.

Tak for et effektivt møde

Næste punkter på dagsorden:

  • ADK ventelister
  • Lukket sag 5.1 opfølgning
  • Lukket sag 5.4 opfølgning
  • juletræ nedtages
  • Opfølgning på taget rengøring asbest

Referent Liva

Bestyrelsesmøde d.9.1.24

Til stede: Lisa, Liva, Finn, Kim og Claus

· Afslutning af radiatorprojektet

Det blev foreslået at holde et møde med Lasse mhp. at få afklaret om der er behov for flere prøver i kælderen og for at få en overlevering af kortlægning af asbest i bygningen.

Vi vil bede Lasse gennemgå den afsluttende rapport for varmeprojektet.

Det blev besluttet at Lisa tager kontakt til Lasse og beder ham deltage i næste bestyrelsesmøde.

· Asbest på loft

Det blev besluttet at i gang sætte asbest rengøring på loftet nu.

Kortlægning er lavet, men hvor er den? Lisa skriver til Sidsel og Lasse.

Skal tages op på næste møde.

Måske skal Dennis på banen mhp. om KBHs kommune har et ansvar i forhold til asbesten.

Der var enighed om, at det næste store tiltag er et nyt tagprojekt.

· Mødekultur og kommunikation

Kim køber adgang til Office-pakken m. Teams til bestyrelsen og sætter det op, alt inklusive.

Der skal etableres en mail, hvor andelshaverne kan skrive direkte til bestyrelsen.

Vi arbejder med at få tydeligere vej til info. Vi vil bl.a. bruge One Drive og lave en ny hjemmeside, hvor det er nemt for andelshaverne at finde oplysninger.

Vi holder bestyrelsesmøde torsdag i den første lige uge i måneden fra 19.00 til 22.00 og har kontortid med telefontid en time før mødet. Bestyrelsen (tidligere Forperson) har en telefon, som ingen ved hvor er. Lisa kontakter Sidsel.

Vi aftaler, hvor vi afholder næste møde fra gang til gang. Vi spiser sammen hver gang på pizzaniveau.

· Møde med Administration Danmark og EMS

Vi skal have overblik over økonomien, hvad koster EMS, hvad koste Adm. Danmark og hvad får vi for pengene.

Hvad vil vi bruge Adm. Danmark til? Vi skal se aftalen med A.D. igennem og aftale til hvad og hvordan vi skal bruge dem , inden et møde med Lars Bang.

Vi undersøger, hvad en fuldtids vicevært koster og sammenligner med EMS, trappevask og andre praktiske opgaver, som kan indeholdes i en viceværts opgaver.

Claus tager kontakt til EMS og A.D. og får aftalerne m.m.

· Info om bestyrelsen til andelshaverne

Brev ud i postkasserne.

Claus skriver brevet og sender ud i mail til best. til godkendelse, inden Finn kopierer, deler ud til alle og sætter op i glasskabene i opgangene.

· udlæg

Liva kontakter A.D. ang. god løsning til refusion af personlige udlæg.

· Næste møde

Torsdag d.25.1. kl.19.00 i bestyrelseslokalet

Referent

Claus